Allgemeine Geschäftsbedingungen

2.1

Synthropia stellt dem Kunden die KI-basierte Software "Aurili" zur Verfügung. Die Kernfunktionen umfassen:

• Automatisierte Telefonannahme und -führung durch KI
• Automatische Gesprächsanalyse und -auswertung
• Bereitstellung von Anruftranskripten
• Verwaltung aller Funktionen über die Plattform app.aurili.com

2.2

Synthropia gewährleistet eine Verfügbarkeit der Plattform und der Aurili-Dienste von 98,5% im Jahresmittel. Im unwahrscheinlichen Fall von Wartungsarbeiten, die zu einer Einschränkung der Dienstverfügbarkeit führen könnten, werden diese vorzugsweise zwischen 20:00 und 6:00 Uhr durchgeführt und die Kunden vorab darüber in Kenntnis gesetzt.

2.3

Die Software basiert auf verschiedenen KI-Modellen unterschiedlicher Anbieter, die kontinuierlich aktualisiert und optimiert werden. Synthropia behält sich vor, die verwendeten KI-Modelle jederzeit anzupassen oder auszutauschen, um die Qualität und Aktualität des Dienstes zu gewährleisten. Aufgrund der Natur von KI-Systemen kann Synthropia keine vollständige Konsistenz der Antworten und Interaktionen garantieren, ist jedoch stets um eine gleichbleibende oder verbesserte Qualität bemüht. Dies gilt sowohl für:

• KI-geführte Telefoninteraktionen
• Automatische Gesprächsanalysen
• Auswertungen und Zusammenfassungen
• Sonstige KI-basierte Funktionen

2.4

Der Funktionsumfang und die verfügbaren Features richten sich nach dem gewählten Tarif (Free oder kostenpflichtige Abonnements: Individual Pro, Team Core, Team Plus, Team Pro, Team Max). Die aktuelle Übersicht der Tarife und deren Leistungsumfang ist unter aurili.com/de/pricing sowie in der Plattform einsehbar.

2.5

Der Support ist wie folgt organisiert:

• Allen Kunden steht eine zentrale Support-Hotline sowie E-Mail-Support zur Verfügung. Für die Identifikation ist die bei Registrierung zugeteilte Kundennummer erforderlich.
• Standardanfragen werden in der Regel innerhalb von zwei Werktagen per E-Mail oder Rückruf beantwortet.
• Für kostenpflichtige Abonnements können je nach Tarif priorisierte Bearbeitungen gelten (Priority-Support nur im Tarif Team Max; Compliance-Unterstützung ab Tarif Team Pro).

2.6

Als Cloud-basierter Dienst wird Aurili kontinuierlich weiterentwickelt. Synthropia ist berechtigt, die Software und deren Funktionen jederzeit anzupassen, zu aktualisieren oder zu modifizieren, soweit dies der Verbesserung, Sicherheit oder Wartung der angebotenen Leistungen dient. Wesentliche funktionale Änderungen und wichtige Updates werden in einem Change Log in der Plattform dokumentiert.

3.1

Aurili-Nummern sind von Synthropia bereitgestellte Telefonnummern, über die die KI-Software Aurili Anrufe für den Kunden entgegennimmt und bearbeitet. Ein Workspace (Arbeitsbereich) bezeichnet einen separaten, geschützten Bereich innerhalb der Plattform, dem eine eigene Aurili-Nummer zugeordnet ist. In diesem werden alle zugehörigen Gesprächsdaten, Auswertungen und Kontaktinformationen der Endkunden gespeichert und verwaltet.

3.2

Synthropia gewährleistet eine strikte Trennung aller Kundendaten. Diese erfolgt sowohl zwischen verschiedenen Kunden als auch innerhalb der kundenspezifischen Workspaces. Jeder Workspace verfügt über eine eigene Aurili-Nummer und einen separaten Datenspeicher. Gesprächsdaten und Kundeninformationen sind ausschließlich in dem Workspace verfügbar, in dem sie entstanden sind.

3.3

Die im Rahmen der Dienstnutzung erhobenen Daten werden nicht zum Training der KI-Modelle verwendet und sind für andere Kunden nicht zugänglich. Ausgenommen hiervon ist die "Aurili Gedächtnis"-Funktion, bei der Gesprächsinhalte und Anruferinformationen temporär gespeichert werden, um bei nachfolgenden Anrufen desselben Endkunden eine personalisierte Gesprächsführung zu ermöglichen.

3.4

Die Gedächtnis-Funktion ist workspace-spezifisch und die gespeicherten Informationen können jederzeit einzeln für bestimmte Endkunden gelöscht werden. Bei Löschung des Unternehmens-Accounts werden alle zugehörigen Daten, einschließlich sämtlicher Anrufdaten, Kontaktinformationen der Endkunden und gespeicherter Gedächtnis-Informationen, unwiderruflich gelöscht.

3.5

Synthropia nutzt verschiedene KI-Modelle zur Bereitstellung des Dienstes und ist berechtigt, diese zu aktualisieren oder auszutauschen, sofern dies der Verbesserung des Dienstes dient. Die KI-Modelle selbst werden nicht mit Kundendaten trainiert. Die "Aurili Gedächtnis"-Funktion nutzt gespeicherte Gesprächsinformationen ausschließlich zur Verbesserung der individuellen Gesprächserfahrung innerhalb des jeweiligen Workspaces.

3.6

Die Aurili-Nummern verbleiben im Eigentum von Synthropia und dürfen ausschließlich für den vorgesehenen Zweck im Rahmen des Dienstes genutzt werden. Nach Beendigung der Nutzung eines Workspace oder des gesamten Vertrags werden die entsprechenden Aurili-Nummern für eine Cooling-Down-Phase von 30 Tagen gesperrt, bevor sie anderen Kunden zur Verfügung gestellt werden können.

3.7

Rufnummern – regulatorische Anforderungen:

• Die Zuteilung bestimmter Rufnummern kann die Vorlage von Adress-/Identitäts- oder Unternehmensnachweisen (KYC) sowie die Erfüllung lokaler Präsenzanforderungen erfordern.
• Bei Nichterfüllung der regulatorischen Anforderungen kann Synthropia die Bereitstellung verweigern, vorläufig einschränken oder bereits zugeteilte Nummern deaktivieren.
• Eine Portierung von Aurili-Nummern zu Dritten ist ausgeschlossen; die Nummern verbleiben im Eigentum von Synthropia.

4.1

Synthropia bietet folgende Tarifmodelle:

• Free Plan:
  - Keine monatliche Grundgebühr
  - 30 Voice Minuten monatlich inklusive
  - 50 Chat Konversationen monatlich inklusive
  - 1 Aurili Nummer inklusive
  - 1 Mitarbeiterzugang inklusive
  - Keine Zahlungsmethode erforderlich
  - Anrufweiterleitungen: 0,03 € pro Minute
• Kostenpflichtige Abonnements (monatliche Grundgebühr, zzgl. USt.):
• Individual Pro (24,00 € / Monat; Einführungsangebot: 1. Monat 0,00 €):
  - 100 Voice‑Min./Mon. inklusive; Overage 0,19 €/Min.
  - 1 Nummer inkl.; 1 Mitarbeiterzugang inkl.
  - Keine zubuchbaren Nummern oder Mitarbeiterzugänge (Seats)
  - Premium‑Stimmen (ElevenLabs): +0,05 €/Min.
  - AVI VoiceBridge™: 0,35 €/Min.
  - WorkChat: 1 Seat (Advanced); WorkChat‑Credits: 3 (System‑Credits); RAG: Light; BYOK: nein
• Team Core (59,00 € / Monat; Einführungsangebot: 1. Monat 0,00 €):
  - 350 Voice‑Min./Mon. inklusive; Overage 0,19 €/Min.; Break‑even ca. 260 Min.
  - 1 Nummer inkl.; 2 Mitarbeiterzugänge inkl.
  - Keine zubuchbaren Nummern oder Mitarbeiterzugänge (Seats)
  - Premium‑Stimmen: +0,05 €/Min.
  - AVI VoiceBridge™: 0,35 €/Min.
  - WorkChat: 2 Seats (Standard); WorkChat‑Credits: 0 (System‑Credits); RAG: Light; BYOK: nein
• Team Plus (199,00 € / Monat; Einführungsangebot: 1. Monat 99,00 €):
  - 1.500 Voice‑Min./Mon. inklusive; Overage 0,18 €/Min.; Break‑even ca. 1.100 Min.
  - 2 Nummern inkl.; 3 Mitarbeiterzugänge inkl.
  - Zusätzliche Nummern: 20,00 € / Monat je Nummer (nach Verfügbarkeit)
  - Zusätzliche Seats: 25,00 € / Monat je Seat (buchbar ab Team Plus)
  - Premium‑Stimmen: 30 Min./Mon. frei, danach +0,05 €/Min.
  - AVI VoiceBridge™: 50 Min./Mon. frei, danach 0,35 €/Min.
  - WorkChat: 3 Seats (Advanced); WorkChat‑Credits: 10 (System‑Credits); RAG: Full; BYOK: nein
  - Admin‑Kontrollen inkludiert
• Team Pro (399,00 € / Monat; Einführungsangebot: 1. Monat 199,00 €):
  - 3.000 Voice‑Min./Mon. inklusive; Overage 0,17 €/Min.; Break‑even ca. 2.200 Min.
  - 3 Nummern inkl.; 5 Mitarbeiterzugänge inkl.
  - Zusätzliche Nummern: 20,00 € / Monat je Nummer (nach Verfügbarkeit)
  - Zusätzliche Seats: 25,00 € / Monat je Seat
  - Premium‑Stimmen: 60 Min./Mon. frei, danach +0,05 €/Min.
  - AVI VoiceBridge™: 100 Min./Mon. frei, danach 0,35 €/Min.
  - WorkChat: 5 Seats (Advanced); WorkChat‑Credits: 20 (System‑Credits); RAG: Full; BYOK: ja
  - Compliance‑Unterstützung inkludiert
• Team Max (799,00 € / Monat):
  - 6.000 Voice‑Min./Mon. inklusive; Overage 0,15 €/Min.; Break‑even ca. 5.400 Min.
  - 10 Nummern inkl.; 20 Mitarbeiterzugänge inkl.
  - Zusätzliche Nummern: 20,00 € / Monat je Nummer (nach Verfügbarkeit)
  - Zusätzliche Seats: 25,00 € / Monat je Seat
  - Premium‑Stimmen: 200 Min./Mon. frei, danach +0,05 €/Min.
  - AVI VoiceBridge™: 500 Min./Mon. frei, danach 0,35 €/Min.
  - WorkChat: 20 Seats (Advanced); WorkChat‑Credits: 60 (System‑Credits); RAG: Full+; BYOK: ja
  - Priority‑Support inkludiert
• Gilt für alle kostenpflichtigen Tarife (soweit nicht anders angegeben):
  - Anrufweiterleitungen: 0,03 € pro Minute
  - Abrechnung der Grundgebühr monatlich im Voraus; verbrauchsbasierte Leistungen (z. B. Overage, Premium‑Stimmen, VoiceBridge) nachträglich
  - Add‑ons für zusätzliche Nummern/Seats nur in Tarifen mit Add‑on‑Freigabe (ab Team Plus)
  - Optional: WorkChat Premium‑Seat‑Upgrade: 9,00 € je Seat/Monat
  - Währung: Euro (EUR); alle Preise netto (zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer)

Die jeweils aktuellen Preisangaben und Leistungsmerkmale sind unter aurili.com/de/pricing sowie in der Plattform abrufbar.

4.2

Abrechnungszeitraum, Einrichtungsphase (Testphase) und Zahlungsabwicklung:

• Der Abrechnungszeitraum für kostenpflichtige Abonnements beträgt einen Monat und beginnt mit dem Ende der Einrichtungsphase.
• Für kostenpflichtige Abonnements gilt eine Einrichtungsphase von 7 Tagen ab erfolgreichem Abschluss des Checkouts. Innerhalb dieser Phase kann das Abonnement kostenfrei gekündigt werden; die Kündigung wird zum Ende der Einrichtungsphase wirksam (§ 9).
• Die erste Rechnung entsteht nach Ende der Einrichtungsphase. Einführungsrabatte (sofern gewährt) werden auf die erste Rechnung angewendet.
• Grundgebühren werden monatlich im Voraus eingezogen; verbrauchsbasierte Entgelte (z. B. Overage, Premium‑Stimmen, VoiceBridge) werden nachträglich abgerechnet und eingezogen.
• Die Zahlungsabwicklung erfolgt über Stripe. Der Kunde ist verpflichtet, eine gültige Zahlungsmethode zu hinterlegen und aktuell zu halten. Steuerangaben (z. B. USt‑ID) werden im Checkout erhoben; Steuern werden automatisiert berechnet.

4.3

Inklusivleistungen und Mehrverbrauch (Overage):

• Die monatlichen Inklusivleistungen (z. B. Voice‑Minuten, Freikontingente für Premium‑Stimmen oder VoiceBridge, WorkChat Credits) verfallen am Ende des jeweiligen Abrechnungsmonats und werden nicht in den Folgemonat übertragen.
• Im Free Plan werden die Voice‑ und Chat‑Funktionen nach Verbrauch der Inklusivleistungen bis zum Beginn des nächsten Abrechnungsmonats deaktiviert.
• In kostenpflichtigen Abonnements wird der Mehrverbrauch (Overage) zum im jeweiligen Tarif ausgewiesenen Minutenpreis abgerechnet.
• Abrechnungstakt für Verbrauchsleistungen: pro angefangene Minute (60/60‑Taktung). Netzbetreiberbedingte Abweichungen bleiben vorbehalten. Die Abrechnung erfolgt in €/Min. auf dieser Basis.

4.4

Preisänderungen: Synthropia behält sich vor, die Preise mit einer Ankündigungsfrist von 30 Tagen zu ändern. Die Änderungen werden dem Kunden per E-Mail mitgeteilt. Der Kunde hat bei Preiserhöhungen ein Sonderkündigungsrecht und kann bis zum Inkrafttreten der neuen Preise kündigen. Erfolgt keine Kündigung, gelten die neuen Preise als akzeptiert.

4.5

Für kostenpflichtige Abonnements: Bei fehlgeschlagener Zahlung erhält der Kunde eine Benachrichtigung und Aufforderung zur Aktualisierung seiner Zahlungsdaten.

4.6

Die nachfolgenden Regelungen zum Zahlungsverzug (§4.6 bis §4.9) gelten für kostenpflichtige Abonnements.

Synthropia ist berechtigt, die Dienste einzuschränken oder einzustellen, wenn einer der folgenden Fälle eintritt:

• Der Zahlungsverzug für bereits in Rechnung gestellte Leistungen übersteigt 500 €
• Der Zahlungsverzug für bereits in Rechnung gestellte Leistungen besteht länger als 14 Tage
• Die Summe aus offenem Zahlungsverzug und dem aktuellen, noch nicht abgerechneten Nutzungsvolumen des laufenden Monats übersteigt 1.000 €
• Bei wiederholtem Zahlungsverzug (mehr als zweimal innerhalb von 6 Monaten), auch bei geringeren Beträgen
• Bei begründetem Verdacht auf betrügerische Nutzung oder wenn Lastschriften/Kreditkartenzahlungen durch den Kunden ungerechtfertigt zurückgebucht werden

4.7

Die Einschränkung umfasst:

• Keine weitere Annahme von Anrufen durch Aurili
• Zugang zur Plattform bleibt für Zahlungsabwicklung und Datenzugriff erhalten

4.8

Synthropia behält sich das Recht vor, bei Überschreitung der genannten Grenzen die Dienste auch ohne vorherige Ankündigung einzuschränken, um weitere Zahlungsausfälle zu vermeiden. Die Wiederaufnahme der Dienste erfolgt unmittelbar nach Ausgleich der offenen Forderungen.

4.9

Nach 60 Tagen Zahlungsverzug oder bei Überschreitung eines Zahlungsverzugs von 2.000 € behält sich Synthropia das Recht zur außerordentlichen Kündigung vor.

4.10

Rabatte, Promotionen und Gutscheine:

• Etwaige Einführungsrabatte gelten einmalig für die erste Rechnung des Abonnements ("once") und sind nicht übertragbar.
• Rabatte sind nicht mit anderen Promotions kombinierbar, sofern nicht ausdrücklich anders angegeben.
• Bei Kündigung innerhalb der Einrichtungsphase fallen keine Grundgebühren an. Erfolgt keine Kündigung, beginnt die reguläre Abrechnung nach Ende der Einrichtungsphase; der Einführungsrabatt wird auf die erste Rechnung angewendet.

4.11

Jahresvorauszahlung (auf Anfrage):

• Für ausgewählte Tarife kann eine jährliche Vorauszahlung mit 15% Rabatt auf die monatliche Grundgebühr individuell vereinbart werden.
• Die Jahresgebühr ist im Voraus fällig und nicht (teil-)erstattungsfähig.
• Tarif-Upgrades innerhalb der Laufzeit sind möglich; etwaige Mehrkosten werden anteilig berechnet. Erstattungen für Downgrades erfolgen nicht.
• Die Mindestvertragslaufzeit bleibt von einer Jahresvorauszahlung unberührt.

4.12

Erstattungen und Rückbuchungen:

• Nach Beginn eines Abrechnungsmonats erfolgt keine anteilige Erstattung der Grundgebühr; ungenutzte Inklusivleistungen verfallen.
• Reklamationen zu Verbrauchsabrechnungen sind innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungsdatum schriftlich anzuzeigen; nach Fristablauf gilt die Abrechnung als anerkannt, sofern kein zwingendes Recht entgegensteht.
• Ungerechtfertigte Rückbuchungen (Chargebacks) können zur Sperrung des Accounts führen; von Zahlungsdienstleistern erhobene Gebühren sowie eine angemessene Bearbeitungsgebühr kann Synthropia an den Kunden weiterberechnen.

4.13

WorkChat-Credits:

• WorkChat-Credits sind interne, nicht übertragbare und nicht auszahlbare Nutzungseinheiten, die je nach Tarif monatlich bereitgestellt werden und am Monatsende verfallen.
• Der Verbrauch richtet sich nach Modellklasse und Nutzung (z. B. Standard/Advanced/Premium) und wird in der Plattform transparent ausgewiesen.
• Bei Nutzung von BYOK (Bring Your Own Key) erfolgt die Abrechnung direkt über den jeweiligen Anbieter; WorkChat-Credits werden hierbei nicht in Anspruch genommen.

5.1

Der Kunde ist zu Folgendem verpflichtet:

• Korrekte und aktuelle Unternehmensdaten anzugeben
• Zugangsdaten sicher zu verwahren und vor unbefugtem Zugriff zu schützen
• Störungen oder Verdacht auf Missbrauch unverzüglich zu melden
• Alle anwendbaren gesetzlichen Vorschriften einzuhalten

5.2

Der Kunde kann Aurili für jeden Workspace individuell konfigurieren und ist verpflichtet, Aurili DSGVO-konform zu konfigurieren, insbesondere:

• Die Abfrage der Aufnahmezustimmung zu Beginn des Gesprächs
• Den Hinweis auf die relevanten Datenschutzinformationen

Die Nutzung bestimmter Funktionen richtet sich nach dem gewählten Tarif. Der Kunde kann Verbesserungsvorschläge zur Konfiguration über die Plattform einreichen. In höheren Tarifen kann zusätzliche Unterstützung (z. B. Compliance-Unterstützung ab Team Pro) zur Verfügung stehen.

5.3

Der Kunde ist verpflichtet, seine Endkunden transparent über den Einsatz von Aurili zu informieren und muss sicherstellen, dass Aurili zu Beginn jedes Gesprächs auf die relevante Datenschutzerklärung des Kunden hinweist (z.B. "www.[kundenwebsite].de/datenschutz"). Weitere datenschutzrechtliche Pflichten ergeben sich aus der Datenschutzerklärung für Aurili.

5.4

Folgende technische Voraussetzungen müssen erfüllt sein:

• Verwendung eines aktuellen Webbrowsers (Safari, Firefox oder Chrome-basierte Browser in aktueller Version)
• Einrichtung und Übernahme der Kosten für die Anrufweiterleitung von bestehender Telefonnummer zur Aurili-Nummer
• Eigenverantwortliche Information über anfallende Weiterleitungskosten beim Telefonanbieter

5.5

Ausdrücklich untersagt sind:

• Jegliche kriminelle oder betrügerische Nutzung
• Absichtliche Fehlleitungen von Anrufern
• Nutzung zur Belästigung oder Schädigung Dritter
• Manipulation der KI-Funktionen
• Umgehung von Sicherheitsmechanismen
• Nutzung zur Verbreitung illegaler oder sittenwidriger Inhalte
• Automatisierte Massenanrufe oder DoS-Attacken
• Weiterverkauf oder unerlaubte Weitergabe der Dienste

5.6

Synthropia behält sich vor:

• Die Nutzung auf Missbrauch zu überprüfen
• Bei Verdacht auf Missbrauch Konten sofort zu sperren
• Bei nachgewiesenem Missbrauch den Vertrag fristlos zu kündigen
• Missbrauchsfälle an zuständige Behörden zu melden
• Schadensersatz für missbräuchliche Nutzung zu verlangen

5.7

Die Nutzung von Aurili ist ausschließlich für den direkten Eigenbedarf des Kunden gestattet. Die Nutzung durch oder für Dritte, insbesondere:

• Weiterverkauf der Dienste
• Nutzung als Agentur für andere Unternehmen
• Überlassung an verbundene Unternehmen

ist ohne vorherige schriftliche Zustimmung von Synthropia nicht gestattet. Agenturnutzung kann nach individueller Prüfung und ausdrücklicher schriftlicher Vereinbarung mit Synthropia gestattet werden.

5.8

BYOK & Drittanbieter-APIs:

• Bei Nutzung eigener API-Schlüssel (Bring Your Own Key) ist der Kunde für Rechtmäßigkeit, Kostenkontrolle und Einhaltung der Nutzungs- und Exportkontrollbestimmungen der jeweiligen Anbieter verantwortlich.
• Synthropia haftet nicht für Störungen, Mehrkosten oder Datenübermittlungen, die auf Drittanbieter zurückzuführen sind.
• Der Kunde stellt sicher, dass keine personenbezogenen Daten an Modelle/Standorte übermittelt werden, die gegen geltendes Datenschutzrecht verstoßen.

5.9

Fair Use & Artificially Inflated Traffic (AIT):

• Künstlich aufgeblähter Verkehr, Test-/Loop-Anrufe in erheblichem Umfang, Traffic Pumping oder vergleichbare Praktiken sind unzulässig.
• Synthropia kann bei Verdacht Verkehr sperren, Volumen limitieren oder zusätzliche Sicherungsmaßnahmen einsetzen.
• Bei Verstößen kann Synthropia entstehende Mehrkosten weiterberechnen und den Vertrag außerordentlich kündigen.

6.1

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt gemäß der Datenschutzerklärung von Synthropia und dem separaten Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV). Synthropia verarbeitet die Daten ausschließlich im Auftrag und nach Weisung des Kunden als Verantwortlicher im Sinne der DSGVO.

6.2

Aurili erstellt ausschließlich Transkriptionen der Gespräche. Es erfolgt keine Aufzeichnung oder Speicherung von Audiodaten. Die "Aurili Gedächtnis"-Funktion:

• Speichert maximal die letzten drei Gesprächsinhalte pro Anrufer-Telefonnummer
• Löscht Erinnerungen automatisch nach 90 Tagen
• Ermöglicht manuelle Löschung einzelner Erinnerungen durch den Eigentümer
• Wird bei Löschung des Unternehmensaccounts oder Workspaces vollständig gelöscht

6.3

Synthropia gewährleistet folgende technische und organisatorische Maßnahmen:

• Verschlüsselung der Datenübertragung und -speicherung
• Strikte Zugriffskontrollen und Berechtigungskonzepte
• Vollständige Trennung der Workspaces und Kundendaten
• Regelmäßige Backups zur Datensicherung
• Monitoring und Protokollierung sicherheitsrelevanter Vorgänge

6.4

Die primäre Datenspeicherung und -verarbeitung erfolgt in einem Rechenzentrum in Frankfurt, Deutschland. Einzelne KI-Modelle können Dienste außerhalb Deutschlands nutzen. Die aktuelle Liste der eingesetzten Dienstleister und deren Standorte ist im Auftragsverarbeitungsvertrag transparent dokumentiert.

6.5

Der Kunde ist verpflichtet, die Rechte der Endkunden (Anrufer) gemäß DSGVO zu wahren. Synthropia unterstützt den Kunden bei der Erfüllung von Betroffenenrechten im Rahmen der technischen Möglichkeiten. Detaillierte Informationen zum Datenschutz für Endkunden sind in der separaten Datenschutzerklärung für Anrufer geregelt.

6.6

Aufbewahrungsfristen:

• Rechnungs- und Vertragsdaten werden gemäß gesetzlichen Aufbewahrungspflichten gespeichert (in der Regel bis zu 10 Jahre).
• Technische Protokolle und Abrechnungsnachweise können bis zu 180 Tage gespeichert werden.
• Nach Ablauf der Fristen werden Daten gelöscht oder anonymisiert, sofern keine berechtigten Interessen oder gesetzlichen Pflichten entgegenstehen.

7.1

Synthropia gewährleistet die technische Verfügbarkeit der Plattform und der Aurili-Dienste zu 98,5% im Jahresmittel. Die Software wird entsprechend der in der Leistungsbeschreibung dargestellten Funktionen bereitgestellt.

7.2

Aurili basiert auf verschiedenen KI-Modellen, die trotz fortlaufender Verbesserungen und Anpassungen keine vollständige Fehlerfreiheit garantieren können. Synthropia übernimmt keine Garantie für:

• Die Genauigkeit, Vollständigkeit oder Angemessenheit der durch Aurili getätigten Aussagen
• Die Übereinstimmung der KI-generierten Antworten mit den tatsächlichen Intentionen oder Anforderungen des Kunden
• Die vollständige Konsistenz von Antworten bei ähnlichen Fragen
• Spezifische Gesprächsergebnisse oder Erfolgsquoten

7.3

Synthropia verpflichtet sich zu:

• Kontinuierlicher Überwachung und Verbesserung der KI-Modelle
• Zeitnaher Behebung erkannter systematischer Fehler
• Regelmäßiger Aktualisierung der verwendeten KI-Technologien
• Aufrechterhaltung angemessener Qualitätsstandards

7.4

Als Mangel gilt eine erhebliche Abweichung von der vereinbarten Funktionalität der Software. Nicht als Mangel gelten:

• Einzelne fehlerhafte oder unpassende Antworten der KI
• Geringfügige Abweichungen in der Gesprächsführung
• Unterschiedliche Antworten auf ähnliche Fragen
• Temporäre Einschränkungen während Updates oder Wartungen
• Missverständnisse in der Interpretation von Anruferanliegen
• Unvollständige oder ungenaue Zusammenfassungen von Gesprächen
• Fehler bei der Erkennung von Sprache oder Akzenten
• Ungenauigkeiten bei der Kategorisierung von Anrufen
• Fehler bei der Priorisierung von Anliegen
• Variationen in der Gesprächsdauer
• Unterschiedliche Detailtiefe in Antworten

7.5

Der Kunde ist verpflichtet:

• Mängel unverzüglich und detailliert zu melden
• Bei der Analyse und Behebung von Mängeln mitzuwirken
• Relevante Informationen zur Fehlerbehebung bereitzustellen

7.6

Synthropia haftet nicht für Schäden durch:

• Nutzung von KI-generierten Inhalten
• Geschäftliche Entscheidungen auf Basis von Aurili-Interaktionen
• Indirekte oder Folgeschäden aus fehlerhaften KI-Antworten
• Fehlinterpretationen der KI
• Verzögerungen oder Geschäftsverluste
• Falsche Terminvereinbarungen
• Reputationsschäden
• Fehlerhafte Priorisierung
• Unvollständige Gesprächsprotokolle
• Missverstandene Kundenanfragen
• Fehlerhafte Weitergabe von Informationen
• Unerkannte wichtige Informationen
• Falsche Interpretation von Kundenwünschen
• Fehlerhafte Erfassung von Rückrufwünschen
• Unzureichende Erkennung von Notfällen
• Fehlerhafte Verarbeitung von Zahlungsinformationen
• Missverstandene rechtliche Anfragen
• Fehlerhafte Weitergabe vertraulicher Informationen

7.7

Der Kunde erkennt an, dass die Weiterentwicklung und Verbesserung der KI-Modelle ein kontinuierlicher Prozess ist. Synthropia ist berechtigt und verpflichtet, die KI-Modelle regelmäßig zu aktualisieren und anzupassen, um die Qualität des Dienstes zu verbessern.

8.1

Synthropia haftet unbeschränkt in folgenden Fällen:

• bei vorsätzlichem oder grob fahrlässigem Handeln
• bei schuldhafter Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit
• nach den zwingenden Vorschriften des Produkthaftungsgesetzes
• im Umfang einer von Synthropia ausdrücklich übernommenen Garantie oder Zusicherung

8.2

Bei leichter Fahrlässigkeit haftet Synthropia nur bei Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (Kardinalpflicht). Als Kardinalpflichten gelten solche Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf. In diesen Fällen ist die Haftung beschränkt auf den Ersatz des vorhersehbaren, typischerweise eintretenden Schadens.

8.3

Die Haftung für den Verlust von Daten ist auf den typischen Wiederherstellungsaufwand beschränkt, der bei regelmäßiger und gefahrentsprechender Anfertigung von Sicherungskopien durch den Kunden eingetreten wäre. Diese Beschränkung gilt nicht bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit.

8.4

Für KI-generierte Inhalte gilt:

• Synthropia haftet für Schäden, die sich aus Fehlern oder Unvollständigkeiten der von Synthropia in Aurili eingepflegten Konfigurationsmöglichkeiten ergeben, wenn diese Schäden auf Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit von Synthropia beruhen
• Für Schäden, die sich aus von Aurili generierten Aussagen oder Empfehlungen ergeben und die trotz sorgfältiger Entwicklung und Optimierung der KI-basierten Software entstehen, ist die Haftung von Synthropia ausgeschlossen, sofern diese Schäden nicht unter Absatz 8.1 fallen

8.5

Der Kunde stellt Synthropia von sämtlichen Ansprüchen Dritter frei, die diese gegenüber Synthropia aufgrund einer rechtswidrigen Nutzung von Aurili durch den Kunden oder aufgrund von Streitigkeiten zwischen dem Kunden und Dritten im Zusammenhang mit der Nutzung von Aurili geltend machen. Der Kunde übernimmt hierbei die Kosten der notwendigen Rechtsverteidigung von Synthropia einschließlich sämtlicher Gerichts- und Anwaltskosten.

8.6

Die Haftung bei leichter Fahrlässigkeit ist der Höhe nach beschränkt auf:

• EUR 25.000 pro Schadensfall
• EUR 50.000 für alle Schadensfälle innerhalb eines Vertragsjahres

8.7

Die vorstehenden Haftungsbeschränkungen gelten auch bei Pflichtverletzungen durch Personen, deren Verschulden Synthropia nach gesetzlichen Vorschriften zu vertreten hat.

8.8

Eine weitergehende Haftung von Synthropia besteht nicht. Insbesondere ist die Haftung für anfängliche Mängel ausgeschlossen, soweit nicht die Voraussetzungen der Absätze 8.1 oder 8.2 vorliegen.

9.1

Der Vertrag beginnt mit der Registrierung auf der Plattform. Mit der Registrierung startet der Kunde automatisch im Free Plan. Der Kunde kann jederzeit zu einem kostenpflichtigen Tarif wechseln. Für kostenpflichtige Tarife gilt eine Einrichtungsphase (Testphase) von 7 Tagen ab Checkout (§ 4.2). Team-Tarife (Core, Plus, Pro, Max) haben nach Ende der Einrichtungsphase eine Mindestvertragslaufzeit von drei Monaten. Nach Ablauf der Mindestvertragslaufzeit verlängert sich das Abonnement jeweils um einen Monat, sofern nicht fristgerecht gekündigt wird. Individual Pro ist monatlich kündbar (keine Mindestvertragslaufzeit).

9.2

Die ordentliche Kündigung kann direkt über die Plattform erfolgen. Die Kündigung wird – je nach Zeitpunkt – wie folgt wirksam:

• Bei Kündigung während der Einrichtungsphase: zum Ende der Einrichtungsphase
• Bei Team-Tarifen nach Ende der Einrichtungsphase: zum Ende der Mindestvertragslaufzeit bzw. zum Ende des laufenden Abrechnungsmonats, wenn die Mindestvertragslaufzeit bereits abgelaufen ist
• Bei Individual Pro: zum Ende des laufenden Abrechnungsmonats

Nach Kündigung des gesamten Vertrags werden alle Kundendaten gemäß § 6 gelöscht.

9.3

Tarifwechsel und Add-ons:

• Upgrades in höherwertige Tarife sind jederzeit möglich, werden sofort wirksam und anteilig (Proration) für den Rest des Abrechnungszeitraums abgerechnet; die laufende Mindestvertragslaufzeit bleibt unberührt.
• Downgrades in niedrigere Tarife sind nicht selbstständig möglich und bedürfen der Abstimmung mit dem Support. Downgrades werden frühestens zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums und unter Beachtung der Mindestvertragslaufzeit wirksam.
• Add-ons (zusätzliche Nummern/Seats) sind nur in Tarifen mit Add-on-Freigabe verfügbar (ab Team Plus) und werden bei Änderung anteilig abgerechnet. Plan-spezifische Limits (z. B. maximale Gesamtanzahl an Nummern/Seats) sind zu beachten.

9.4

Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt für Synthropia insbesondere vor bei:

• Zahlungsverzug gemäß § 4
• Verstoß gegen die Nutzungsbeschränkungen gemäß § 5
• Missbrauch der Dienste
• Verstoß gegen wesentliche Vertragspflichten

9.5

Bei Vertragsende werden:

• Alle Kundendaten und Gesprächsprotokolle gelöscht
• Aurili-Nummern nach 30 Tagen freigegeben für andere Unternehmen
• Alle Zugänge zur Plattform deaktiviert

Vor der Löschung hat der Kunde die Möglichkeit, seine Daten zu exportieren. Die Löschung der Daten erfolgt gemäß den Bestimmungen des § 6.

10.1

Für diese AGB und alle Rechtsbeziehungen zwischen Synthropia und dem Kunden gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland.

10.2

Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist Düsseldorf, sofern der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist.

10.3

Bezüglich Änderungen der AGB gilt:

• Synthropia behält sich vor, diese AGB mit Wirkung für die Zukunft zu ändern oder zu ergänzen
• Änderungen werden dem Kunden mindestens 30 Tage vor ihrem Inkrafttreten per E-Mail angekündigt
• Die Änderungen gelten als genehmigt, wenn der Kunde nicht innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt der Änderungsmitteilung widerspricht
• Synthropia wird den Kunden in der Änderungsmitteilung auf sein Widerspruchsrecht und die Bedeutung der Widerspruchsfrist hinweisen
• Im Falle eines Widerspruchs ist Synthropia berechtigt, den Vertrag zum Zeitpunkt des Inkrafttretens der Änderungen zu kündigen

10.4

Änderungen und Ergänzungen dieser AGB bedürfen der Schriftform. Dies gilt auch für die Änderung dieser Schriftformklausel selbst. Das Schriftformerfordernis kann auch durch E-Mail gewahrt werden.

10.5

Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB ganz oder teilweise unwirksam sein oder werden, berührt dies nicht die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen. An die Stelle der unwirksamen Bestimmung tritt eine solche, die dem wirtschaftlichen Zweck am nächsten kommt. Gleiches gilt für etwaige Regelungslücken.

11.1

Synthropia ist berechtigt, die vom Kunden bei der Registrierung angegebene E-Mail-Adresse zu verwenden für:

• Vertragsrelevante Informationen (z.B. sicherheitsrelevante Hinweise, Rechnungen, Änderungen der AGB)
• Informationen zu eigenen, funktional ähnlichen Produkten und Funktionen der Plattform (Feature- bzw. Produkt-Updates)

11.2

Feature-Updates umfassen ausschließlich Informationen über:

• Neue Funktionen der Aurili-Software
• Verbesserungen bestehender Dienste
• Funktionale Erweiterungen der Plattform
• Wichtige Produktupdates

Diese E-Mails werden nur gelegentlich und ausschließlich an bestehende Kunden versendet.

11.3

Der Kunde kann dem Erhalt von Feature-Updates jederzeit widersprechen, ohne dass hierfür andere als die Übermittlungskosten nach Basistarif entstehen. Der Widerspruch kann erfolgen durch:

• Klick auf den "Abmelden"-Link in jeder Feature-Update-E-Mail
• E-Mail an hello@aurili.com
• Anpassung der Einstellungen in der Plattform (kostenpflichtige Abonnements)

11.4

Vertragsrelevante Kommunikation (Rechnungen, Sicherheitshinweise, rechtliche Mitteilungen) ist vom Widerspruchsrecht ausgenommen und erfolgt unabhängig von den Kommunikationseinstellungen.

11.5

Weitergehende Werbung oder Marketing-E-Mails erfolgen nur mit ausdrücklicher, separater Einwilligung des Kunden.

12.1

Aurili ist kein Ersatz für einen Festnetz- oder Mobilfunkanschluss und unterstützt keine Notrufe (z. B. 112/110/911). Der Kunde hat sicherzustellen, dass Notrufe über alternative Systeme möglich sind.

12.2

Der Kunde ist für die Einhaltung telekommunikationsrechtlicher Pflichten (z. B. Rufnummernübermittlung/CLIP, Impressumspflichten, Einwilligungen für werbliche Anrufe) verantwortlich.

13.1

Der Kunde behält sämtliche Rechte an seinen Inhalten, Daten, Prompts, Flows und Ausgabedaten.

13.2

Der Kunde räumt Synthropia für die Vertragsdauer ein einfaches, nicht übertragbares Nutzungsrecht ein, diese Inhalte ausschließlich zur Leistungserbringung, Wartung, Sicherheit und Abrechnung zu verarbeiten.

13.3

An der Plattform Aurili, einschließlich Software, Designs, Modellen, Algorithmen und sonstigen Schutzrechten, verbleiben sämtliche Rechte bei Synthropia. Rückentwicklungen, Kopien oder Ableitungen sind untersagt.

13.4

Soweit rechtlich zulässig und durch Drittanbieterbedingungen nicht ausgeschlossen, stehen die von Aurili generierten Ergebnisse dem Kunden zur Nutzung im eigenen Geschäftsbetrieb zu; eine Exklusivität an Ergebnissen oder Prompts wird nicht zugesichert.